Informacja o zbieraniu danych osobowych

Informacja o zbieraniu danych osobowych (związana z zastosowaniem od 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) – znana jako RODO lub ogólne rozporządzenie o ochronie danych

Kto będzie administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zadań, o których mowa w art. 12-14 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” oraz w ustawie z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych jest Poczta Polska spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa.

Jak można skontaktować się z Inspektorem ochrony danych?

Kontakt z inspektorem danych osobowych: Iwona Bralczyk, Inspektor ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

W jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

Informacje dotyczące celu przetwarzania danych osobowych, kategorii przetwarzanych danych osobowych, ich źródła oraz okresu lub kryteriów ustalania okresu przetwarzania tych danych są dostępne w regulaminach poszczególnych usług. W przypadku usług, które nie mają odrębnych regulaminów, dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do ich realizacji (dane adresowe nadawców i adresatów oraz dane dotyczące usługi), w celu realizacji usługi na podstawie umowy z nadawcą oraz w celu prowadzenia postępowań reklamacyjnych. Dane będą przechowywane przez okres realizacji usługi oraz przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowań reklamacyjnych.

Dane osobowe osób otrzymujących fakturę lub inny dokument księgowy będą przechowywane przez okres wymagany dla dokumentów finansowo-księgowych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.

W celu realizacji zadań, wynikających z ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych zbierane są dane osobowe osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych. Usunięcie danych osobowych osób fizycznych po wyrejestrowaniu odbiornika następuje po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano wyrejestrowania tego odbiornika, pod warunkiem braku zadłużenia w opłatach abonamentowych i gdy nie toczą się postępowania w sprawie zaległości w uiszczaniu opłat abonamentowych albo postępowania egzekucyjne. W przypadku spłaty zadłużenia w opłatach abonamentowych lub zakończenia toczących się postępowań, usunięcie danych osobowych nastąpi po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło wygaśnięcie zobowiązania.

Skąd pozyskujemy Pani/Pana dane osobowe?

Źródłem danych osobowych osób korzystających z usług Poczty Polskiej S.A. jest nadawca (np. paczki, przekazu, przesyłki pocztowej).

Źródłem danych osobowych osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych są abonenci (osoby rejestrujące odbiornik RTV) oraz w odpowiednim, przewidzianym prawem zakresie rejestr Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) na zasadach określonych w ustawie
z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.

Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne do korzystania ze świadczonych przez Pocztę Polską S.A. usług oraz rozpatrywania i załatwiania wniosków, podań i innych wystąpień. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika z ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych.

Jaki organ jest organem nadzorczym w sprawie ochrony danych osobowych?

Organem nadzorczym, właściwym w sprawie ochrony danych, do którego przysługuje prawo wniesienia skargi, jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Komu możemy przekazać Pani/Pana dane osobowe?

Odbiorcami danych osobowych mogą być: agenci pocztowi (w przypadku korzystania przez Panią/Pana z usług agencji pocztowej), podwykonawcy Poczty Polskiej S.A. w przypadku, w którym usługa jest realizowana z udziałem podmiotu przetwarzającego (sortowanie, przemieszczanie, doręczanie przesyłek, obsługa systemu teleinformatycznego), inni operatorzy pocztowi (w celu przekazania informacji o zmianie adresu na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, w celu przekazywania zwrotów właściwym operatorom pocztowym, którzy zamieścili na przesyłkach informacje potwierdzające przyjęcie przez nich opłaty za usługę pocztową na podstawie Prawa pocztowego), organom celnym (w celu zrealizowania obowiązku nałożonego na Pocztę Polską S.A. jako administratora na podstawie przepisów prawa ), organom podatkowym (w przypadku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od emerytur i rent otrzymywanych od zagranicznych instytucji przez polskich rezydentów podatkowych zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa powszechnie obowiązującego).

W przypadku osób zobowiązanych oraz zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych odbiorcą danych osobowych może być Telewizja Polska S.A. (TVP) w związku z dostępem abonenta lub osoby zwolnionej
z obowiązku uiszczania opłat abonamentowych do prowadzonego przez TVP serwisu VoD (przekazanie danych do TVP odbywa się  wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody przez osobę, której dane dotyczą).

Dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego, tj.:

  1. operatorom pocztowym w przypadku przesyłek zagranicznych (kraju przeznaczenia bądź nadania)w celu:
  • realizacji usługi,
  • uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji na podstawie Światowej Konwencji Pocztowej (sporządzonej w Dausze dnia 11 października 2012 r., U. z 2015 r. poz. 1522),
  1. organom celnym w kraju przeznaczenia (w celu zrealizowania obowiązku nałożonego na Pocztę Polską S.A. jako administratora na podstawie przepisów prawa),

w związku z realizacją usługi przez podwykonawcę (usługi chmurowe) na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

dostępu do danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć wniosek o otrzymanie informacji, czy Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe. Wniosek powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację wnioskodawcy: w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A.: imię nazwisko i adres, a także opcjonalnie dodatkowo: numer telefonu, adres e-mail, rodzaj usługi, z których Pani/Pan skorzystali: przesyłka listowa, przesyłka paczkowa, przesyłka kurierska, telegram pocztowy, przekaz pieniężny, usługa płatnicza, wpłata na rachunek bankowy, usługi filatelistyczne, skrytka pocztowa, inne – w zależności od usługi, której dotyczy wniosek. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych: imię i nazwisko, nr PESEL oraz nr INI (8-cyfrowy numer identyfikacyjny abonenta) – przypadku braku nr INI: imię i nazwisko, nr  PESEL oraz adres,

do sprostowania danych osobowych. Przy czym w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A. realizacja tego prawa odbywa się poprzez żądanie zmiany umowy o świadczenie usługi w zakresie zwrotu, zmiany adresu, zmiany adresata w terminie wynikającym z Prawa pocztowego. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych informacja o zmianie danych osobowych dokonywana jest na odrębnym formularzu, dostępnym w placówkach pocztowych,

do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym). W celu skorzystania z tego prawa należy wskazać zakres i okoliczności uzasadniające wnioskowane usunięcie danych, np. dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a nie występują podstawy prawne do  dalszego przetwarzania danych, dane są przetwarzane niezgodnie z prawem,

Prawo do usunięcia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. nie będzie miała podstaw prawnych do przetwarzania danych. Dane osobowe nie będą mogły zostać usunięte np. w przypadku, w którym przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do realizacji usługi albo uiszczania opłat abonamentowych,

do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W celu skorzystania z tego powinna Pani/Pan wskazać, że wystąpiły przesłanki określone w art. 18 RODO dla ograniczenia przetwarzania ich danych osobowych, np. Poczta Polska S.A. nie potrzebuje pewnych danych, nie występują przesłanki do dalszego ich przetwarzania i wnosi Pani/Pan o wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych,

do przenoszenia danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa powinna Pani/Pan zwrócić się
z wnioskiem o otrzymanie danych osobowych ich dotyczących, które dostarczyła Pani/Pan Poczcie Polskiej S.A.

Prawo do przenoszenia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,

do sprzeciwu. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w sposób zautomatyzowany, w tym wobec profilowania a także sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych.

UWAGA!

Może Pani/Pan złożyć pisemny wniosek dotyczący realizacji ich praw w placówce Poczty Polskiej S.A., listownie na adres Poczty Polskiej S.A. (ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa), drogą elektroniczną na adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

Jednocześnie, w celu ograniczenia ryzyka udostępnienia danych osobowych osobie innej niż ta, której dane dotyczą (wnioskodawcy) oraz aby nie narażać Pani/Pana na opłaty związane z nieuprawnionym składaniem wniosków dotyczących dostępu do danych osobowych, Poczta Polska S.A. przyjmuje wnioski do realizacji po potwierdzeniu tożsamości wnioskodawcy w placówce pocztowej. W celu potwierdzenia tożsamości wnioskodawca powinien zgłosić się z wnioskiem do najbliższej placówki pocztowej, okazując dokument tożsamości. W przypadku skierowania wniosku na adres Poczty Polskiej S.A. albo drogą elektroniczną wnioskodawca zobowiązany jest potwierdzić swoją tożsamość w placówce pocztowej w terminie 5 dni od dnia wysłania wniosku. W przypadku braku potwierdzenia tożsamości wniosek nie zostanie zrealizowany.

Poczta Polska S.A. udziela informacji na piśmie, na adres wnioskodawcy (tj. zgody z danymi wskazanymi we wniosku).

Poczta Polska S.A. bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od dnia potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z realizacją ww. praw. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. W terminie miesiąca od otrzymania żądania Poczta Polska S.A. informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia (na termin realizacji żądania może mieć wpływ m.in. skomplikowany charakter żądania lub liczba żądań, a także wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie).