Informacja o zbieraniu danych osobowych

Informacja o zbieraniu danych osobowych (związana z zastosowaniem od 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) – znanym jako RODO lub ogólne rozporządzenie o ochronie danych.

I. Kto będzie administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zadań, o których mowa w art. 12-13 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” oraz w ustawie z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych jest Poczta Polska spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa.

II. Jak można skontaktować się z Inspektorem ochrony danych?

Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych: Andrzej Szymczyk, Inspektor ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

Kontakt z zastępcą inspektora ochrony danych osobowych: Pani Iwona Bralczyk, Zastępca Inspektora ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

III. W jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

1. Dane osobowe pozyskane w związku z realizacją usług mogą być przetwarzane w celu:

  • ich realizacji (szczegółowe informacje dotyczące celu przetwarzania danych osobowych, kategorii przetwarzanych danych osobowych, ich źródła oraz okresu lub kryteriów ustalania okresu przetwarzania tych danych są dostępne w regulaminach poszczególnych usług podawanych do publicznej wiadomości. W przypadku usług, które nie mają odrębnych regulaminów, dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do ich realizacji na podstawie umowy zawartej z nadawcą),
  • prowadzenia postępowań reklamacyjnych oraz skargowych,
  • wystawiania faktur oraz dokumentów księgowych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego,
  • ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń (w tym windykacji),
  • w celu wypełnienia ciążących na Poczcie Polskiej S.A. obowiązków prawnych, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – do czasu wypełnienia tych obowiązków,
  • przedstawienia nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata
  • badania opinii, potrzeb i satysfakcji Klientów, dotyczących produktów i usług, z zastrzeżeniem anonimowości wyników prowadzonych badań,
  • dokonywania wewnętrznych czynności audytowych i kontrolnych (w szczególności obejmujących weryfikację jakości usług, efektywność procesów, bezpieczeństwo obrotu pocztowego, wykrywanie nadużyć i zapobiegania im

art. 6 ust. 1 lit. c, d, f RODO a w przypadku informacji o osobach, odbywających obowiązkową kwarantannę – art. 9 ust. 2 lit. i RODO.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

  • realizacji usługi,
  • niezbędny do przeprowadzenia postępowań reklamacyjnych a w przypadku złożenia reklamacji przez okres 5 lat (począwszy od roku następującego po roku, w którym zakończono rozpatrywanie reklamacji) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A. (w przypadku wydzielenia wybranej dokumentacji w ramach ekspertyzy archiwalnej, do materiałów archiwalnych, okres przechowywania wynosić będzie nie dłużej niż 25 lat, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowaniu dokumentacji archiwalnej),
  • przechowywania dowodów – w przypadku publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) przez 36 miesięcy od dnia wystawienia dowodu, a w przypadku publicznej usługi hybrydowej (PUH) przez 18 miesięcy od dnia nadania przesyłki,
  • wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego dla dokumentów finansowo-księgowych (dotyczy osób otrzymujących fakturę lub inny dokument księgowy),
  • po którym przedawniają się roszczenia,
  • przedstawienia nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata,
  • 10 lat w przypadku postępowań skargowych (począwszy od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A., a w przypadku wydzielenia wybranej dokumentacji w ramach ekspertyzy archiwalnej, do kategorii materiałów archiwalnych, okres przechowywania wynosić będzie nie dłużej niż 25 lat, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowaniu dokumentacji archiwalnej,
  • do momentu wniesienia sprzeciwu, jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Poczty Polskiej S.A.

2. Dane osobowe osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych będą przetwarzane w celu realizacji zadań, wynikających z ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Usunięcie danych osobowych osób fizycznych po wyrejestrowaniu odbiornika następuje po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano wyrejestrowania tego odbiornika, pod warunkiem braku zadłużenia w opłatach abonamentowych i gdy nie toczą się postępowania w sprawie zaległości w uiszczaniu opłat abonamentowych albo postępowania egzekucyjne. W przypadku spłaty zadłużenia w opłatach abonamentowych lub zakończenia toczących się postępowań, usunięcie danych osobowych nastąpi po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło wygaśnięcie zobowiązania.

3. Monitoring wizyjny

Placówki pocztowe, w których stosowany jest monitoring wizyjny (telewizja przemysłowa) w celu ochrony osób i mienia (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), są przy wejściu odpowiednio oznakowane. Obraz jest nagrywany i przechowywany do 3 miesięcy (chyba, że stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym przez organy ścigania, wówczas ten okres ulega przedłużeniu do czasu jego prawomocnego zakończenia) oraz wykorzystywany w przypadku potrzeby analizy incydentów bezpieczeństwa.

IV. Skąd pozyskujemy Pani/Pana dane osobowe?

Źródłem danych osobowych:

  • osób korzystających z usług Poczty Polskiej S.A. jest nadawca (np. paczki, przekazu, przesyłki pocztowej, PURDE lub PUH) w zakresie niezbędnym do realizacji określonej usługi,
  • osób korzystających z PURDE i PUH jest minister właściwy do spraw informatyzacji oraz minister właściwy do spraw gospodarki,
  • w przypadku pokwitowania odbioru na urządzeniu mobilnym, odnotowywane są parametry, takie jak: współrzędne x i y punktu, czas zaznaczenia punktu, siła i nacisk oraz przybliżone dane geolokalizacyjne,
  • adresów osób odbywających obowiązkową kwarantannę jest Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia (CSIOZ), zgodnie z aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi,
  • osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych są abonenci (osoby rejestrujące odbiornik RTV), rejestr Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Poczta Polska S.A. weryfikuje lub uzupełnia kategorie danych w posiadanej bazie abonentów w zakresie: imię, nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, data urodzenia), oraz Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji (w zakresie informacji o umorzeniu zaległości w płatności opłat abonamentowych, odsetek za zwłokę w ich uiszczaniu oraz opłaty nałożonej w przypadku stwierdzenia używania niezarejestrowanego odbiornika radiofonicznego lub telewizyjnego i odsetek za zwłokę w jej uiszczeniu),
  • w związku z przedstawieniem nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata jest nadawca, operator kraju nadania oraz Krajowa Administracja Skarbowa w zakresie Poświadczonego Zgłoszenia Celnego,
  • przetwarzanych w celu ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń mogą być źródła publicznie dostępne (tj.: CEIDG, KRS), rejestr PESEL, organy egzekucyjne.

V. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne do korzystania ze świadczonych przez Pocztę Polską S.A. usług oraz rozpatrywania i załatwiania wniosków, podań i innych wystąpień.

Obowiązek podania danych osobowych może wynikać z przepisów prawa: ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych oraz ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

VI. Jaki organ jest organem nadzorczym w sprawie ochrony danych osobowych?

Organem nadzorczym, właściwym w sprawie ochrony danych, do którego przysługuje prawo wniesienia skargi, jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

VII. Komu możemy przekazać Pani/Pana dane osobowe?

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

  • nadawcy (otrzymujący dane odbiorcy przesyłki w przypadku skorzystania przez nich z opcji potwierdzenia obioru lub elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO – zawierające m.in. współrzędne x i y punktu, czas zaznaczenia punktu, siłę i nacisk, przybliżone dane geolokalizacyjne), w przypadku dowodu otrzymania w usłudze PURDE, a także w związku z odpowiedzią udzieloną na złożoną reklamację, jeżeli będzie to uzasadnione),
  • agenci pocztowi (w przypadku korzystania przez Panią/Pana z usług agencji pocztowej),
  • podwykonawcy Poczty Polskiej S.A. w przypadku, w którym usługa jest realizowana z udziałem podmiotu przetwarzającego (sortowanie, przemieszczanie, doręczanie przesyłek, obsługa systemu teleinformatycznego),
  • inni operatorzy pocztowi w celu przekazania informacji o zmianie adresu (na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody) oraz przekazywania zwrotów właściwym operatorom pocztowym, którzy zamieścili na przesyłkach informacje potwierdzające przyjęcie przez nich opłaty za usługę pocztową (na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe),
  • inni dostawcy usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w przypadku, gdy adresat przesyłki nadanej w ramach PURDE posiada adres do doręczeń elektronicznych u danego dostawcy,
  • dostawcy usług płatniczych w przypadku, w którym usługa jest realizowana za pośrednictwem innego dostawcy usług płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych,
  • Krajowa Administracja Skarbowa oraz Komisja Europejska w celu dokonania zgłoszenia celnego przez Pocztę Polską S.A.,
  • organy podatkowe (w przypadku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od emerytur i rent otrzymywanych od zagranicznych instytucji przez polskich rezydentów podatkowych zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa),
  • Generalny Inspektor Informacji Finansowej lub Prokuratura (w przypadku wykonywania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu),
  • stacje sanitarno-epidemiologiczne na podstawie art. 32a ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (w przypadku styczności z osobami  zakażonymi lub podejrzanymi o zakażenie, chorymi lub podejrzanymi o chorobę zakaźną, osobami zmarłymi z powodu choroby zakaźnej lub osobami, wobec których istnieje takie podejrzenie),
  • przedsiębiorcy zajmujący się świadczeniem usług związanych z zarządzaniem wierzytelnościami i windykacją roszczeń, rejestry dłużników (BIG, KRD),
  • podmioty świadczące usługi audytowe, doradcze, pomoc prawną, agencje badawcze działające w imieniu i na rzecz Poczty Polskiej S.A.,
  • naczelnicy urzędów skarbowych w przypadku konieczności egzekucji opłat abonamentowych, jak również organy sądowe w ramach prowadzonych postępowań,
  • Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji na podstawie ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych w celu umorzenia zaległości w płatności opłat abonamentowych, odsetek za zwłokę w ich uiszczaniu oraz opłaty nałożonej w przypadku stwierdzenia używania niezarejestrowanego odbiornika radiofonicznego lub telewizyjnego i odsetek za zwłokę w jej uiszczeniu,
  • Telewizja Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (TVP) w związku z dostępem abonenta lub osoby zwolnionej z obowiązku uiszczania opłat abonamentowych do prowadzonego przez TVP serwisu VoD (przekazanie danych do TVP odbywa się  wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody przez osobę, której dane dotyczą),
  • archiwum państwowe – w przypadku wytworzenia materiałów archiwalnych przeznaczonych do wieczystego przechowywania,
  • organy kontroli (w przypadku objęcia kontrolą danej operacji przetwarzania danych osobowych przez NIK, UKE albo inny uprawniony organ).

Dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego, tj.:

  • operatorom pocztowym w przypadku przesyłek zagranicznych (kraju przeznaczenia bądź nadania) w celu:
  • realizacji usługi,
  • uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji na podstawie Światowej Konwencji Pocztowej (sporządzonej w Dausze dnia 11 października 2012 r., Dz.U. z 2015 r. poz. 1522),
  • operatorom pocztowym i bankom w przypadku przekazów zagranicznych (kraju przeznaczenia bądź nadania) w celu:
  • realizacji usługi,
  • uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji

na podstawie Światowej Konwencji Pocztowej (sporządzonej w Dausze dnia 11 października 2012 r., Dz.U. z 2015 r. poz. 1522) oraz na podstawie ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych,

  • organom celnym w kraju przeznaczenia (w celu zrealizowania obowiązku nałożonego na Pocztę Polską S.A. jako administratora danych na podstawie przepisów prawa),
  • w związku z korzystaniem z rozwiązań chmurowych dostarczanych przez firmę Microsoft na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, dostępnych w części Online Services Data Protection Addendum (DPA) pod adresem https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/products.aspx

VIII. Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

– dostępu do danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć wniosek o otrzymanie informacji, czy Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe. Wniosek powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację wnioskodawcy: w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A.: imię nazwisko i adres a także opcjonalnie dodatkowo: numer telefonu, adres e-mail, rodzaj usługi: przesyłka listowa, przesyłka paczkowa, przesyłka kurierska, przekaz pieniężny, usługa płatnicza, wpłata na rachunek bankowy, usługi filatelistyczne, skrytka pocztowa, inne – w zależności od usługi, której dotyczy wniosek. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych: imię i nazwisko, nr PESEL oraz nr INI (8-cyfrowy numer identyfikacyjny abonenta); przypadku braku nr INI: imię i nazwisko, nr PESEL oraz adres. Uwaga: W przypadku dokumentacji archiwalnej prawo dostępu do danych osobowych (tj. potwierdzenie, czy przetwarzane są dane osobowe a także uzyskanie kopii tych danych) następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

do sprostowania danych osobowych. Przy czym w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A. realizacja tego prawa odbywa się poprzez żądanie zmiany umowy o świadczenie usługi w zakresie zwrotu, zmiany adresu, zmiany adresata w terminie wynikającym z ustawy Prawo pocztowe. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych informacja o zmianie danych osobowych dokonywana jest na odrębnym formularzu, dostępnym w placówkach pocztowych oraz na stronie internetowej Poczty Polskiej S.A. w zakładce Abonament RTV,

do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym). W celu skorzystania z tego prawa należy wskazać zakres i okoliczności uzasadniające wnioskowane usunięcie danych, np. dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a nie występują podstawy prawne do  dalszego przetwarzania danych, dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do usunięcia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. nie będzie miała podstaw prawnych do dalszego przetwarzania danych. Dane osobowe nie będą mogły zostać usunięte np. w przypadku, w którym przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do realizacji usługi albo uiszczania opłat abonamentowych.

do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa powinna Pani/Pan wskazać, że wystąpiły przesłanki określone w art. 18 RODO dla ograniczenia przetwarzania ich danych osobowych, np. Poczta Polska S.A. nie potrzebuje pewnych danych, nie występują przesłanki do dalszego ich przetwarzania i wnosi Pani/Pan o wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych.

do przenoszenia danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa należy zwrócić się z wnioskiem o otrzymanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących, które zostały przez Panią/Pana dostarczone Poczcie Polskiej S.A. Prawo do przenoszenia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), może ona w dowolnym momencie zostać wycofana (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem takiej zgody).

do sprzeciwu. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w przypadku, jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego. W szczególnych sytuacjach może Pani/Pan wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (w tym profilowania), jeśli podstawą ich przetwarzania jest wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub prawnie uzasadniony interes Poczty Polskiej S.A. (w takiej sytuacji Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku wykazania, że istnieją ważne prawnie uzasadnione interesy, które będą nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).

UWAGA!

Może Pani/Pan złożyć pisemny wniosek dotyczący realizacji ich praw w placówce Poczty Polskiej S.A., listownie na adres Poczty Polskiej S.A. (ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa), drogą elektroniczną na adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

Jednocześnie, w celu ograniczenia ryzyka udostępnienia danych osobowych osobie innej niż ta, której dane dotyczą (wnioskodawcy) oraz aby nie narażać Pani/Pana na opłaty związane z nieuprawnionym składaniem wniosków dotyczących dostępu do danych osobowych, Poczta Polska S.A. przyjmuje wnioski do realizacji po potwierdzeniu tożsamości wnioskodawcy w placówce pocztowej. W celu potwierdzenia tożsamości wnioskodawca powinien zgłosić się z wnioskiem do najbliższej placówki pocztowej, okazując dokument tożsamości. W przypadku skierowania wniosku na adres Poczty Polskiej S.A. albo drogą elektroniczną wnioskodawca zobowiązany jest potwierdzić swoją tożsamość w placówce pocztowej w terminie 5 dni od dnia wysłania wniosku. W przypadku braku potwierdzenia tożsamości wniosek nie zostanie zrealizowany.

Poczta Polska S.A. udziela informacji na piśmie, na adres wnioskodawcy (tj. zgodny z danymi wskazanymi we wniosku). 

Poczta Polska S.A. bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od dnia potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z realizacją ww. praw. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. W terminie miesiąca od otrzymania żądania Poczta Polska S.A. informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia (na termin realizacji żądania może mieć wpływ m.in. skomplikowany charakter żądania lub liczba żądań, a także wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie).