Informacja o zbieraniu danych osobowych

Informacja o zbieraniu danych osobowych (związana z zastosowaniem od 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) – znanym jako RODO lub ogólne rozporządzenie o ochronie danych.

I. Kto będzie administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zadań, o których mowa w art. 12-13 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” oraz w ustawie z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych jest Poczta Polska spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa.

II. Jak można skontaktować się z Inspektorem ochrony danych?

Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych: Inspektor ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

Kontakt z zastępcą inspektora ochrony danych osobowych: Iwona Bralczyk, Zastępca Inspektora ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

III. W jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

1. Dane osobowe pozyskane w związku z realizacją usług mogą być przetwarzane w celu:

ich realizacji (szczegółowe informacje dotyczące celu przetwarzania danych osobowych, kategorii przetwarzanych danych osobowych, ich źródła oraz okresu lub kryteriów ustalania okresu przetwarzania tych danych są dostępne w regulaminach poszczególnych usług podawanych do publicznej wiadomości. W przypadku usług, które nie mają odrębnych regulaminów, dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do ich realizacji na podstawie umowy zawartej z nadawcą)*,
prowadzenia postępowań reklamacyjnych oraz skargowych*,
wystawiania faktur oraz dokumentów księgowych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego*,
ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń (w tym windykacji lub sprzedaży wierzytelności)*,
wypełnienia ciążących na Poczcie Polskiej S.A. obowiązków prawnych, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – do czasu wypełnienia tych obowiązków*,
przedstawienia nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata*,
badania opinii, potrzeb i satysfakcji Klientów, dotyczących produktów i usług, z zastrzeżeniem anonimowości wyników prowadzonych badań*,
dokonywania wewnętrznych czynności audytowych i kontrolnych (w szczególności obejmujących weryfikację jakości usług, efektywność procesów, bezpieczeństwo obrotu pocztowego, wykrywanie nadużyć i zapobiegania im*,
archiwizacji dokumentów *.

* na podstawie odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. c, d, f RODO.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

realizacji usługi,
3 lat dla dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej w związku z realizacją usługi, w tym dowody nadania i dowody odbioru, zestawienia ilościowo – wartościowe nadanych przesyłek, ewidencje przyjętych i wydanych przesyłek (począwszy od roku następującego po roku, w którym nadano przesyłkę) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A
niezbędny do przeprowadzenia postępowań reklamacyjnych a w przypadku złożenia reklamacji przez okres 5 lat (począwszy od roku następującego po roku, w którym zakończono rozpatrywanie reklamacji) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A. (w przypadku wydzielenia wybranej dokumentacji w ramach ekspertyzy archiwalnej, do materiałów archiwalnych, okres przechowywania wynosić będzie nie dłużej niż 25 lat, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowaniu dokumentacji archiwalnej),
przechowywania dowodów – w przypadku publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) przez 36 miesięcy od dnia wystawienia dowodu, a w przypadku publicznej usługi hybrydowej (PUH) przez 18 miesięcy od dnia nadania przesyłki,
wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego dla dokumentów finansowo-księgowych (dotyczy osób otrzymujących fakturę lub inny dokument księgowy),
po którym przedawniają się roszczenia,
5 lat w przypadku dokonania zgłoszenia celnego przez Pocztę Polską S.A., tj. przedstawienia nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata (począwszy od roku następującego po roku, w którym zakończono sprawę) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A.,
10 lat w przypadku postępowań skargowych (począwszy od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A., a w przypadku wydzielenia wybranej dokumentacji w ramach ekspertyzy archiwalnej, do kategorii materiałów archiwalnych, okres przechowywania wynosić będzie nie dłużej niż 25 lat, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowaniu dokumentacji archiwalnej,
do momentu wniesienia sprzeciwu, jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Poczty Polskiej S.A.
nie dłużej niż przez okres pięciu lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku uregulowania wszystkich wierzytelności lub ich wygaszenia w inny sposób.

2. Dane osobowe osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych będą przetwarzane w celu realizacji zadań, wynikających z ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Usunięcie danych osobowych osób fizycznych po wyrejestrowaniu odbiornika następuje po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano wyrejestrowania tego odbiornika, pod warunkiem braku zadłużenia w opłatach abonamentowych i gdy nie toczą się postępowania w sprawie zaległości w uiszczaniu opłat abonamentowych albo postępowania egzekucyjne. W przypadku spłaty zadłużenia w opłatach abonamentowych lub zakończenia toczących się postępowań, usunięcie danych osobowych nastąpi po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło wygaśnięcie zobowiązania.

3. Monitoring wizyjny

Placówki pocztowe, w których stosowany jest monitoring wizyjny (telewizja przemysłowa) w celu ochrony osób i mienia (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), są przy wejściu odpowiednio oznakowane. Obraz jest nagrywany i przechowywany do 3 miesięcy (chyba, że stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym przez organy ścigania, wówczas ten okres ulega przedłużeniu do czasu jego prawomocnego zakończenia) oraz wykorzystywany w przypadku potrzeby analizy incydentów bezpieczeństwa.

IV. Skąd pozyskujemy Pani/Pana dane osobowe?

Źródłem danych osobowych:

osób korzystających z usług Poczty Polskiej S.A. jest nadawca (np. paczki, przekazu, przesyłki pocztowej, PURDE lub PUH) w zakresie niezbędnym do realizacji określonej usługi,
osób korzystających z PURDE i PUH jest minister właściwy do spraw informatyzacji oraz minister właściwy do spraw gospodarki, zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
w przypadku pokwitowania odbioru na urządzeniu mobilnym, odnotowywane są parametry, takie jak: współrzędne x i y punktu, czas zaznaczenia punktu, siła i nacisk oraz przybliżone dane geolokalizacyjne,
osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych są abonenci (osoby rejestrujące odbiornik RTV), rejestr Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Poczta Polska S.A. weryfikuje lub uzupełnia kategorie danych w posiadanej bazie abonentów w zakresie: imię, nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, data urodzenia), oraz Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji (w zakresie informacji o umorzeniu zaległości w płatności opłat abonamentowych, odsetek za zwłokę w ich uiszczaniu oraz opłaty nałożonej w przypadku stwierdzenia używania niezarejestrowanego odbiornika radiofonicznego lub telewizyjnego i odsetek za zwłokę w jej uiszczeniu),
w związku z przedstawieniem nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata jest nadawca, operator kraju nadania oraz Krajowa Administracja Skarbowa w zakresie Poświadczonego Zgłoszenia Celnego,
przetwarzanych w celu ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń mogą być źródła publicznie dostępne (tj.: CEIDG, KRS, MSiG, KRZ, EUKW, biura informacji gospodarczej, biura informacji kredytowej), rejestr PESEL, rejestr REGON, organy prowadzące postępowania egzekucyjne (cywilne i administracyjne), administracyjne, sądowoadministracyjne, sądowe, upadłościowe, naprawcze, restrukturyzacyjne oraz postępowania karne. Kategorie danych osobowych obejmują aktualne dane zawarte w wyciągu z tych rejestrów oraz informacje zawarte w dokumentach potwierdzających istnienie wierzytelności.

V. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne do korzystania ze świadczonych przez Pocztę Polską S.A. usług oraz rozpatrywania i załatwiania wniosków, podań i innych wystąpień.

Obowiązek podania danych osobowych może wynikać z przepisów prawa: ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych oraz ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

VI. Jaki organ jest organem nadzorczym w sprawie ochrony danych osobowych?

Organem nadzorczym, właściwym w sprawie ochrony danych, do którego przysługuje prawo wniesienia skargi, jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

VII. Komu możemy przekazać Pani/Pana dane osobowe?

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

nadawcy (otrzymujący dane odbiorcy przesyłki w przypadku skorzystania przez nich z opcji potwierdzenia obioru lub elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO – zawierające m.in. współrzędne x i y punktu, czas zaznaczenia punktu, siłę i nacisk, przybliżone dane geolokalizacyjne), w przypadku dowodu otrzymania w usłudze PURDE, a także w związku z odpowiedzią udzieloną na złożoną reklamację, jeżeli będzie to uzasadnione),
agenci pocztowi (w przypadku korzystania przez Panią/Pana z usług agencji pocztowej),
podwykonawcy Poczty Polskiej S.A. w przypadku, w którym usługa jest realizowana z udziałem podmiotu przetwarzającego (sortowanie, przemieszczanie, doręczanie przesyłek, obsługa systemu teleinformatycznego),
inni operatorzy pocztowi w celu przekazania informacji o zmianie adresu (na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody) oraz przekazywania zwrotów właściwym operatorom pocztowym, którzy zamieścili na przesyłkach informacje potwierdzające przyjęcie przez nich opłaty za usługę pocztową (na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe),
inni dostawcy usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w przypadku, gdy adresat przesyłki nadanej w ramach PURDE posiada adres do doręczeń elektronicznych u danego dostawcy,
dostawcy usług płatniczych w przypadku, w którym usługa jest realizowana za pośrednictwem innego dostawcy usług płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych,
Krajowa Administracja Skarbowa oraz Komisja Europejska w celu dokonania zgłoszenia celnego przez Pocztę Polską S.A.,
organy podatkowe (w przypadku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od emerytur i rent otrzymywanych od zagranicznych instytucji przez polskich rezydentów podatkowych zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa),
Generalny Inspektor Informacji Finansowej lub Prokuratura (w przypadku wykonywania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu),
przedsiębiorcy zajmujący się świadczeniem usług związanych z zarządzaniem wierzytelnościami i windykacją roszczeń, rejestry dłużników (BIG, KRD),
przedsiębiorcy zajmujący się świadczeniem usług związanych z zarządzaniem wierzytelnościami i windykacją roszczeń, obsługą prawną, usługami doradczymi i audytowymi, nabywcy wierzytelności, rejestry dłużników (tj.: KRZ, biura informacji gospodarczej, biura informacji kredytowej), organy prowadzące postępowania egzekucyjne (cywilne i administracyjne), sądowe, sądowoadministracyjne, administracyjne, upadłościowe, naprawcze, restrukturyzacyjne oraz postępowania karne, organy administracji skarbowej i inne organy państwowe, a także inne podmioty na podstawie przepisów prawa,
podmioty świadczące usługi audytowe, doradcze, pomoc prawną, agencje badawcze działające w imieniu i na rzecz Poczty Polskiej S.A.,
naczelnicy urzędów skarbowych w przypadku konieczności egzekucji opłat abonamentowych, jak również organy sądowe w ramach prowadzonych postępowań,
Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji na podstawie ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych w celu umorzenia zaległości w płatności opłat abonamentowych, odsetek za zwłokę w ich uiszczaniu oraz opłaty nałożonej w przypadku stwierdzenia używania niezarejestrowanego odbiornika radiofonicznego lub telewizyjnego i odsetek za zwłokę w jej uiszczeniu,
Telewizja Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (TVP) w związku z dostępem abonenta lub osoby zwolnionej z obowiązku uiszczania opłat abonamentowych do prowadzonego przez TVP serwisu VoD (przekazanie danych do TVP odbywa się wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody przez osobę, której dane dotyczą),
archiwum państwowe – w przypadku wytworzenia materiałów archiwalnych przeznaczonych do wieczystego przechowywania,
organy kontroli (w przypadku objęcia kontrolą danej operacji przetwarzania danych osobowych przez NIK, UKE albo inny uprawniony organ).

Dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego, tj.:

operatorom pocztowym w przypadku przesyłek zagranicznych (kraju przeznaczenia bądź nadania) w celu:

realizacji usługi,
uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji na podstawie Światowej Konwencji Pocztowej (sporządzonej w Dausze dnia 11 października 2012 r., Dz.U. z 2015 r. poz. 1522),

operatorom pocztowym i bankom w przypadku przekazów zagranicznych (kraju przeznaczenia bądź nadania) w celu:

realizacji usługi,
uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji

na podstawie Światowej Konwencji Pocztowej (sporządzonej w Dausze dnia 11 października 2012 r., Dz.U. z 2015 r. poz. 1522) oraz na podstawie ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych,

- organom celnym w kraju przeznaczenia (w celu zrealizowania obowiązku nałożonego na Pocztę Polską S.A. jako administratora danych na podstawie przepisów prawa),
- Stanom Zjednoczonym Ameryki Północnej na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zapewniony przez „Ramy ochrony danych UE-USA” (EU-US Data Privacy Framework), w związku z korzystaniem przez administratora z rozwiązań chmurowych dostarczanych przez firmę Microsoft. Wykaz podmiotów, które przystąpiły do programu „Ram ochrony danych UE-USA” dostępny jest pod adresem: Participant Search (dataprivacyframework.gov)

VIII. Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

– dostępu do danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć wniosek o otrzymanie informacji, czy Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe. Wniosek powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację wnioskodawcy: w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A.: imię nazwisko i adres a także opcjonalnie dodatkowo: numer telefonu, adres e-mail, rodzaj usługi: przesyłka listowa, przesyłka paczkowa, przesyłka kurierska, przekaz pieniężny, usługa płatnicza, wpłata na rachunek bankowy, usługi filatelistyczne, skrytka pocztowa, inne – w zależności od usługi, której dotyczy wniosek. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych: imię i nazwisko, nr PESEL oraz nr INI (8-cyfrowy numer identyfikacyjny abonenta); przypadku braku nr INI: imię i nazwisko, nr PESEL oraz adres. Uwaga: W przypadku dokumentacji archiwalnej prawo dostępu do danych osobowych (tj. potwierdzenie, czy przetwarzane są dane osobowe a także uzyskanie kopii tych danych) następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

– do sprostowania danych osobowych. Przy czym w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A. realizacja tego prawa odbywa się poprzez żądanie zmiany umowy o świadczenie usługi w zakresie zwrotu, zmiany adresu, zmiany adresata w terminie wynikającym z ustawy Prawo pocztowe. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych informacja o zmianie danych osobowych dokonywana jest na odrębnym formularzu, dostępnym w placówkach pocztowych oraz na stronie internetowej Poczty Polskiej S.A. w zakładce Abonament RTV,

– do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym). W celu skorzystania z tego prawa należy wskazać proces, którego dotyczy wniosek i okoliczności uzasadniające usunięcie danych, np. dane nie są już niezbędne do realizacji procesu reklamacyjnego, dla których zostały zebrane i nie występują podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych ( upłynęły okresy archiwalne).

Prawo do usunięcia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. nie będzie miała podstaw prawnych do dalszego przetwarzania danych. Dane osobowe nie będą mogły zostać usunięte np. w przypadku, w którym przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do realizacji usługi uiszczania opłat abonamentowych albo do celów archiwalnych.

– do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa powinna Pani/Pan wskazać proces, którego dotyczy wniosek i wystąpienie jednej z przesłanek określonych w art. 18 RODO.

– do przenoszenia danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa należy zwrócić się z wnioskiem o otrzymanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących, które zostały przez Panią/Pana dostarczone Poczcie Polskiej S.A. Prawo do przenoszenia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

– do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), może ona w dowolnym momencie zostać wycofana (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem takiej zgody). W pierwszej kolejności zgodę należy wycofać w sposób wskazany przy jej wyrażaniu (np. na dedykowany adres e-mail). W przypadku, w którym nie pamięta Pani/Pan sposobu, w jaki zgodę można wycofać, należy wskazać proces, w ramach którego zgoda została pozyskana, np. zgoda na przyszłe rekrutacje.

– do sprzeciwu. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w przypadku, jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego. W szczególnych sytuacjach może Pani/Pan wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (w tym profilowania), jeśli podstawą ich przetwarzania jest wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub prawnie uzasadniony interes Poczty Polskiej S.A. (w takiej sytuacji Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku wykazania, że istnieją ważne prawnie uzasadnione interesy, które będą nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).

UWAGA!

Może Pani/Pan złożyć pisemny wniosek dotyczący realizacji ich praw w placówce Poczty Polskiej S.A., listownie na adres Poczty Polskiej S.A. (ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa), drogą elektroniczną na adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl albo ePUAP: /Poczta_Polska/SkrytkaESP

Jednocześnie, w celu ograniczenia ryzyka udostępnienia danych osobowych osobie innej niż ta, której dane dotyczą (wnioskodawcy) oraz aby nie narażać Pani/Pana na opłaty związane z nieuprawnionym składaniem wniosków dotyczących dostępu do danych osobowych, Poczta Polska S.A. przyjmuje wnioski do realizacji po potwierdzeniu tożsamości wnioskodawcy w placówce pocztowej. W celu potwierdzenia tożsamości wnioskodawca powinien zgłosić się z wnioskiem do najbliższej placówki pocztowej, okazując dokument tożsamości. W przypadku skierowania wniosku na adres Poczty Polskiej S.A. drogą elektroniczną na adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl wnioskodawca zobowiązany jest potwierdzić swoją tożsamość w placówce pocztowej w terminie 5 dni od dnia wysłania wniosku. W przypadku braku potwierdzenia tożsamości wniosek nie zostanie zrealizowany. Powyższe nie jest wymagane w przypadku złożenia wniosku przez ePUAP.

Poczta Polska S.A. udziela informacji w oparciu o dane, objęte zakresem wniosku, na piśmie na adres wnioskodawcy (tj. zgodny z danymi wskazanymi we wniosku). W przypadku żądania przesłania kopii danych drogą elektroniczną na adres e-mail, przygotowany materiał przesyłany jest w wersji zaszyfrowanej, z wykorzystaniem narzędzia 7-Zip. Spółka rekomenduje przekazywanie hasła do zaszyfrowanych załączników innym kanałem komunikacji.

Poczta Polska S.A. bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od dnia potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z realizacją ww. praw. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. W terminie miesiąca od otrzymania żądania Poczta Polska S.A. informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia (na termin realizacji żądania może mieć wpływ m.in. skomplikowany charakter żądania lub liczba żądań, a także wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie).