System Pocztowych Numerów Adresowych (PNA)

System kodów pocztowych wprowadzono 1 stycznia 1973 roku Zarządzeniem Nr 89 Ministra Łączności z 17 listopada 1972 r. w sprawie wprowadzenia pocztowych numerów adresowych i zmiany Ordynacji pocztowej.

Struktura PNA

Kod pocztowy – Pocztowy Numer Adresowy (PNA) – składa się z pięciu cyfr przedzielonych po dwóch cyfrach myślnikiem. To identyfikator – zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U.2020.1026 t.j. z dnia 2020.06.10) – jest integralnym składnikiem adresu nadawcy i adresata przesyłki lub przekazu pocztowego. Jest wykorzystywany w technologii stosowanej przez Pocztę Polską, która umożliwia prawidłowe kierowanie przesyłek i przekazów pocztowych.

W systemie Pocztowych Numerów Adresowych bardzo często jeden kod pocztowy przypisany jest do kilku miejscowości czy też kilku ulic w danym mieście. System PNA to zbiór kodów pocztowych wraz z określeniem ich przyporządkowania do poszczególnych punktów doręczeń. Punktem doręczeń jest określony przez nadawcę adres na przesyłce, który określa miejsce jej doręczenia.

System PNA opracowuje i aktualizuje Poczta Polska S.A. Zgodnie z ustawą z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 1994 r. Nr 24, poz. 83 z późn. zm.) autorskie prawa majątkowe do Systemu PNA przysługują Poczcie Polskiej S.A. Ponadto na podstawie przepisów ustawy z 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1117 ze zm.) – Poczcie Polskiej S.A. przysługuje prawo ochronne na znak towarowy słowno-graficzny „Poczta Polska Pocztowe Numery Adresowe”, udzielone przez Urząd Patentowy RP, o numerze R.227807.

W Poczcie Polskiej przyjęto zasadę maksymalnego ograniczenia zmian kodów pocztowych, gdyż wiąże się to z utrudnieniami zarówno dla klientów (wymiana wszystkich dokumentów), jak i dla Poczty (w praktyce adresowanie przesyłek na stary i nowy PNA). Rozwiązanie to pozwala też uniknąć uciążliwej zmiany kodów np. w przypadku przeniesienia służby doręczeń do innego urzędu pocztowego, likwidacji placówki pocztowej czy też zmieniających się podziałów administracyjnych gmin, powiatów czy województw.

Dostęp do Oficjalnego Spisu PNA

Oficjalny Spis PNA jest to oficjalny wykaz kodów pocztowych, udostępniany do użytku publicznego zgodnie z § 1 Regulaminu świadczenia powszechnych usług pocztowych. Aktualnie nie ma w sprzedaży książki kodów pocztowych, ponieważ wydanie nowego spisu jest zbyt kosztowne. „Oficjalny Spis Pocztowych Numerów Adresowych” powstaje w oparciu o informacje adresowe dotyczące rejonów doręczeń, wprowadzone do bazy Ewidencja Jednostek Pocztowych (EJP) oraz dane z GUS o wszystkich miejscowościach zawartych w Systemie Identyfikatorów i Nazw Jednostek Podziału Terytorialnego (TERC) i w Systemie Identyfikatorów i Nazw Miejscowości (SIMC) Krajowego Rejestru Urzędowego Podziału Terytorialnego Kraju (TERYT).

Obecnie dostępność do spisu kodów pocztowych jest następująca:

- dla użytkowników Internetu na stronie internetowej www.poczta-polska.pl poprzez m.in. wyszukiwarkę kodów pocztowych,
- na życzenie klientów w placówkach pocztowych jest udostępniane książkowe wydanie „Oficjalnego Spisu Pocztowych Numerów Adresowych” wraz z jego aktualizacjami kwartalnymi,
- w wersji elektronicznej w formacie *.pdf i *.xls oraz *.txt wraz z mechanizmem wyszukiwarki PNA zapisanej na nośniku CD. Oficjalny Spis PNA na nośniku CD można nabyć po wypełnieniu formularza na stronie www.poczta-polska.pl. W ramach abonamentu rocznego Poczta Polska S.A. zapewnia również aktualizacje kwartalne. Klienci kupujący wersję elektroniczną spisu zobowiązani są do zaakceptowania Regulaminu sprzedaży, dostępnego pod formularzem zamówienia. Zgodnie z Regulaminem spis może być wykorzystywany tylko na potrzeby własne klienta, tj. do adresowania korespondencji oraz weryfikacji danych, bez prawa odsprzedaży osobom trzecim.

Zasady prawidłowego adresowania przesyłek krajowych

Zgodnie z § 6 pkt. 3 Regulaminu świadczenia powszechnych usług pocztowych, w adresie przesyłki należy po kodzie wpisać nazwę miejscowości, do której kierowana jest przesyłka, a nie nazwę placówki pocztowej (z wyjątkiem przesyłek nadawanych na poste restante oraz na skrytkę lub przegródkę pocztową).

Adres nadawcy i adresata umieszczony na przesyłce powinien być napisany/nadrukowany równolegle do dłuższej krawędzi strony adresowej przesyłki, przy czym na całej długości przesyłki listowej poniżej nazwy miejscowości z przyporządkowanym właściwym kodem pocztowym, wynikającym z miejsca zamieszkania lub siedziby adresata, w pasie minimum 15 mm od dolnej krawędzi opakowania, nie umieszcza się żadnych napisów, nadruków, rysunków lub nalepek.

Adres umieszczony na przesyłce powinien zawierać dane zamieszczone w następującej kolejności:

1) imię i nazwisko albo pełna nazwa nadawcy/adresata,

2) ulicę, numer domu i mieszkania albo lokalu – w przypadku miejscowości podzielonej na ulice albo nazwę miejscowości i numer porządkowy nieruchomości – w przypadku miejscowości nie podzielonej na ulice,

3) właściwy kod pocztowy wraz z nazwą miejscowości, do której kierowana jest przesyłka.

Wzór prawidłowego adresowania przesyłki listowej

Jeżeli przesyłka nadawana jest na poste restante, kolejność danych adresowych powinna być następująca:

1) imię i nazwisko albo pełna nazwa adresata,

2) napis: poste restante,

3) właściwy kod pocztowy i nazwa placówki pocztowej, która ma wydać przesyłkę.

Wzór prawidłowego adresowania na poste restante

Jeżeli przesyłka nadawana jest na skrytkę lub przegródkę pocztową, kolejność danych adresowych powinna być następująca:

1) imię i nazwisko albo pełna nazwa adresata,

2) odpowiedni napis: „skr. poczt. Nr …..”, albo „przegr. poczt. Nr…..”,

3) właściwy kod pocztowy i nazwa placówki pocztowej, w której udostępniana jest skrytka lub przegródka pocztowa.

Wzór prawidłowego adresowania na skrytkę lub przegródkę pocztową

Nazwa miejscowości, w której znajduje się siedziba nadawcy/adresata oraz nazwa placówki pocztowej powinny być podane w brzmieniu zgodnym z oficjalną nazwą miejscowości umieszczoną w „Oficjalnym Spisie Pocztowych Numerów Adresowych”.

Kod pocztowy należy umieszczać z lewej strony nazwy miejscowości. Nazwę zamieszcza się na przesyłce wielkimi literami (kapitalikami) i bez podkreśleń.

Nadawcą przesyłki może być tylko jedna osoba fizyczna albo prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Adresatem przesyłki listowej nierejestrowanej i nie nadanej na poste restante może być rodzina wspólnie zamieszkała lub grupa osób, które łączy choćby nieformalnie i przejściowo więź organizacyjna, np. klasa szkolna, grupa kolonijna itp.

Zasady prawidłowego adresowania przesyłek zagranicznych

Co najmniej prawą połowę strony adresowej przesyłki należy zarezerwować na adres adresata, jak również znaczki pocztowe, znaki lub nadruki opłaty albo zastępujące je wskazówki. Te ostatnie umieszcza się, o ile to możliwe, w górnym prawym rogu.

Adres adresata powinien:

1) być napisany równolegle do dłuższej krawędzi, a gdy przesyłka jest w kopercie – na gładkiej stronie, na której nie ma skrzydełek zamykających,

2) być napisany czytelnie, w sposób dokładny i kompletny,

3) zawierać nazwy miejscowości i kraju przeznaczenia napisane wielkimi literami, z podanym prawidłowym pocztowym numerem adresowym (kodem pocztowym), numerem strefy doręczeń lub numerem skrytki pocztowej, jeśli takie występują,

4) zawierać nazwę kraju przeznaczenia w języku polskim i co jest wskazane – dodatkowo w ogólnie znanym języku obcym, np. WŁOCHY/ITALIA, WĘGRY/HUNGARY, HISZPANIA/SPAIN,

5) być napisany w sposób zwarty, bez rozsuwania liter wyrazów i bez pozostawiania niezapisanego wiersza między wierszem zawierającym miejsce przeznaczenia a innymi elementami adresu; nie należy podkreślać nazwy miejscowości i kraju przeznaczenia oraz ewentualnego pocztowego numeru adresowego.

Przykład poprawnego adresowania przesyłki wysyłanej do Włoch:

Sig. Mario Rossi

Viale Europa, 22

00144 ROMA

WŁOCHY/ITALIE

Zaleca się, aby:

1) na przesyłkach kierowanych do krajów, w którym używa się alfabetu i cyfr innych niż alfabetu łacińskiego i cyfr arabskich, adres adresata został napisany również przy użyciu tego alfabetu i tych cyfr;

2) podawany na przesyłkach przeznaczonych do krajów, które to rekomendują, kod pocztowy umieszczony przed nazwą miejscowości przeznaczenia był poprzedzony kodem tego kraju według normy EN ISO 3166-1 Alpha 2, po którym następuje myślnik.

Chodzi o adresowanie przesyłek przeznaczonych do: Finlandii (np. FIN-00181 HELSINKI), Islandii (np. IS-110 REYKJAVIK), Norwegii (np. NO-0001 OSLO), Szwajcarii (np. CH-3030 BERN), Szwecji (np. SE-105 00 STOCKHOLM). W takich przypadkach należy jednak zawsze pisać w adresie nazwę kraju przeznaczenia w wierszu poniżej wiersza zawierającego kod kraju przeznaczenia, kod pocztowy i nazwę miejscowości.

Należy podawać nazwisko (nazwę) i adres nadawcy oraz jego pocztowy numer adresowy, strefę doręczeń lub numer skrytki pocztowej, jeśli takie występują. Informacje te powinny znajdować się w górnym lewym rogu, gdy są zamieszczone na stronie adresowej koperty. Nie może to jednak powodować wątpliwości, co do adresu adresata ani utrudniać nanoszenia nalepek i wskazówek służbowych.

Podanie nazwiska (nazwy) i adresu nadawcy jest obowiązkowe na opakowaniu przesyłki poleconej, przesyłki z zadeklarowaną wartością oraz każdej przesyłki zawierającej towary nadawane za granicę.

Adres przesyłek poste restante, tj. przesyłek odbieranych w urzędzie pocztowym, powinien posiadać imię i nazwisko adresata, nazwę miejscowości, nazwę kraju przeznaczenia i jeśli to możliwe oznaczenie urzędu pocztowego, w którym przesyłka ma być odebrana (wydawanie przesyłek adresowanych poste restante jest przeważnie prowadzone przez jeden główny urząd nawet w wielkich miastach, gdzie znajduje się kilka lub kilkadziesiąt urzędów pocztowych). Wskazówka „Poste restante” powinna być napisana wyraźnymi (pogrubionymi) literami na stronie adresowej, np. między nazwiskiem (nazwą) adresata a nazwą miejscowości. Użycie inicjałów, cyfr, samych imion, nazwisk zmyślonych lub jakichkolwiek znaków umownych jest niedozwolone.

Przykład poprawnego adresowania przesyłki poste restante wysyłanej do Szwajcarii:

Monsieur Pierre Noir

Poste restante

CH-1211 GENÈVE

SZWAJCARIA/SUISSE

Koperta lub opakowanie może zawierać tylko jeden adres nadawcy i jeden adres adresata.

Nie przyjmuje się wszelkiego rodzaju przesyłek, których strona adresowa została podzielona w całości lub w części na kilka pól przeznaczonych do wpisywania kolejnych adresów.

Jeżeli opakowanie przesyłki stanowi opaska, adres adresata należy podawać na opasce. Na opasce powinno być również dostatecznie dużo wolnego miejsca na umieszczenie wszelkich wskazówek służbowych, znaków i nadruków opłaty lub zastępujących je wskazówek.

Koperty, których brzegi posiadają paski w kolorze niebiesko-czerwonym, są zastrzeżone wyłącznie dla przesyłek priorytetowych i lotniczych.